Økonomi & administrasjon

• 10 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter. Godtgjørelse

1. Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet.
2. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid.
3. Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap.

III. ØKONOMI

• 11 Regnskaps- og revisjonsplikt mv.

1. Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig, og skal utarbeide et årsregnskap som vedtas av årsmøtet. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Dersom idrettslaget har daglig leder, skal også daglig leder undertegne.
2. Idrettslaget skal følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon der dette gjelder. Idrettslag med en årlig omsetning på fem millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor og følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon selv om de ikke er forpliktet til dette etter alminnelig lovgivning. For idrettslag som ikke har regnskapsplikt etter alminnelig lovgivning, gjelder uansett følgende:
3. Regnskapet skal vise en oppstilling over inntekter og kostnader i regnskapsåret og skal omfatte hele idrettslagets aktivitet. Dersom idrettslaget er inndelt i flere grupper/avdelinger, skal de enkelte grupper/avdelingers aktiviteter også vises i regnskapet.
4. Alle transaksjoner skal dokumenteres på en måte som viser deres berettigelse.
5. Regnskapet skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og idrettslagets art og omfang tilsier.
6. Regnskapet med alle bilag, bokførte opplysninger og underdokumentasjon skal oppbevares på en trygg måte i minimum fem år etter regnskapsårets slutt.
7. Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget, og skal disponeres av minimum to personer i fellesskap. Alle utbetalingstransaksjoner skal være godkjent av minimum to personer i fellesskap.
8. Idrettslaget skal ha underslagsforsikring.

• 12     Budsjett 

1. På årsmøtet skal det vedtas et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Eventuelle midler avsatt til kontrollutvalgets arbeid skal spesifiseres særskilt.
2. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital.
3. Det vedtatte budsjettet bør fremkomme i egen kolonne når årsregnskapet fremlegges.

• 13 Utlån og garanti

Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret.

• Økonomi & administrasjon
• Generelt om regnskapsplikt, revisjonsplikt, bokføringsplikt og regnskapsregler

Loddefjord IL er et organisasjonsledd organisert under Norges Idrettsforbund som er regnskaps- og revisjonspliktig. Loddefjord IL er definert som «Stort organisasjonsledd» ettersom idrettslaget har en årlig omsetning som er større enn fem millioner kroner (brutto samlede inntekter inklusive blant annet tilskudd, medlemsavgifter, kontingenter idrettsstevner/turneringer, sponsor- reklameinntekter, kiosksalg, loddsalg med mer).

Store organisasjonsledd skal, i tillegg til NIFs lov og egen lov, følge  regnskapsloven og bokføringsloven, engasjere statsautorisert eller registrert revisor og følge revisorloven, samt velge en kontrollkomite.

På årsmøtet i 2017 ble derfor Forum Revisjon AS valgt som idrettslagets revisor.

Alle bokføringsansvarlige / kasserere i Loddefjord IL plikter å gjøre seg kjent med ovennevnte forskrift.

Se også Norges Idrettsforbunds hjelpesider om Klubbøkonomi.

• Organisering økonomifunksjon i Loddefjord IL

Styret har det overordnede ansvaret for økonomistyringen. Det er styrets ansvar at det fremlegges et revidert årsregnskap på idrettslagets årsmøte det påfølgende året. Økonomiansvarlig er en styrefunksjon, og er den personen i styret som har et særskilt oppfølgingsansvar på vegne av styret for at styrets ansvar blir oppfylt.

Daglig leder delegeres myndighet fra styret, og er underlagt styrets økonomiansvarliges faglige instruksjon innenfor økonomiområdet.

Regnskapsansvarlig innehar arbeidsoppgaver som er vesentlige for økonomistyringen, fordi korrekt regnskapsinformasjon er en forutsetning for gode beslutninger i styret. Regnskapsansvarlig i idrettslaget kan ikke ha styreverv.

NIFs basislovnorm sier følgende: «For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer blant annet at det bare er lagets hovedstyre som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter». Ved inngåelse av forpliktende kontrakter med samarbeidspartnere, trenere eller utøvere kan oppgaven delegeres til en funksjon i særgruppen. Når oppgaver er delegert skal alle avtaler og kontrakter forløpende distribueres til og arkiveres av administrasjon ved daglig leder.

Se ansvar og arbeidsoppgaver for de ulike rollene i Vedlegg 13.

Alle Grupper har egne kasserere som er ansvarlig for økonomi i respektive grupper.

Idrettslaget har en ekstern valgt revisor.

1. Fullmakter i idrettslaget

Hovedstyret i idrettslaget har delegert myndighet til enkelte personer/roller i idrettslaget. En oversikt over denne fullmaktsfordelingen finnes i idrettslagets fullmaktsmatrise, se Vedlegg 14.

1. Budsjettrutiner Loddefjord IL

Budsjettet er et viktig styringsverktøy for å følge med på hvordan den økonomiske situasjonen i laget utvikler seg gjennom året. Budsjettet skal gjennomgås regelmessig og sammenlignes mot regnskap for å oppdage avvik og foreta nødvendige tiltak eller iverksette handlinger som sikrer en sunn økonomi i idrettslaget gjennom året.

Loddefjord IL sine Budsjettrutiner er i Vedlegg.

1. Bokføringsbestemmelser

Bokføringsbestemmelser for små idrettslag mv. følges også av ovennevnte forskrift. Her fremgår blant annet bestemmelser om bokføringsprinsipper, spesifikasjoner, ajourhold, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriell.

Huskeliste grunnleggende bokføringsprinsipper RRB §2-2

• Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.
• Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner, uansett størrelse og karakter, skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.
• Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde organisasjonsleddet (faktura skal være stilet til idrettslaget og ikke til privatpersoner).
• Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig, og stemme overens med beløp, dato og informasjon på bilag/kvittering
• Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og organisasjonsleddets art og omfang tilsier.
• Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse (ved bilag, fakturaer, kvitteringer og lignende).
• Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Alle bilag må nummereres.
• Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å dokumentere pliktig regnskapsrapportering, ref. § 2-18. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.
• Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.

Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter.

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

1. Økonomistyring og kontantbehandling

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktige for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er styrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.

For at tillitsvalgte og ansatte skal kunne gjøre en god jobb i idrettslaget er det viktig at det er etablert rutiner og utarbeidet retningslinjer for økonomistyring og intern kontroll.

Rutine for Kasserer/økonomiansvarlig er i Vedlegg.

1. Regnskap

Hovedregelen skal være at regnskap skal konteres og føres månedlig innen den 30. i påfølgende måned. I forkant av styremøter skal det utarbeides økonomirapport som sendes styret. Dette skal gjøres minst 4 ganger pr år. Regnskap skal avstemmes og tilrettelegges for revisor slik at denne skal kunne avslutte sine kontroller i god tid før årsmøtet.

Husk at dersom idrettslaget utbetaler honorarer, lønn, kjøregodtgjørelse el eller har ansatte, kan dette medføre innberetningsplikt for idrettslaget.

1. Merverdiavgift

Organisasjoner kan være pliktig til å beregne merverdiavgift for en del av virksomheten sin. Grensen for registreringsplikt er satt til kr. 140 000 i omsetning og uttak. Avgiftsplikt inntrer ved passering av grensen for registrering.

Etter bestemte regler er det anledning til å splitte opp en organisasjon i selvstendige undergrupper med virkning for merverdiavgiften. Søknad om dette sendes til skattekontoret.

Det skal ikke beregnes merverdiavgift av blant annet billettinntekter, medlems- og startkontingenter, offentlige tilskudd, lotteriinntekter mm. For omsetning fra kiosk gjelder det spesielle regler, se vedlagte link for ytterligere informasjon.

Merverdiavgift skal beregnes ved omsetning av alle varer eller tjenester, med mindre de er særskilt unntatt. Sponsorinntekter er et eksempel på inntekter som er innenfor avgiftsområdet.

Har organisasjonen plikt til å beregne og kreve opp merverdiavgift, har den også rett til fradrag for merverdiavgift (inngående avgift) som er påløpt i forbindelse med den avgiftspliktige delen av virksomheten. Fradragsretten gjelder både for anskaffelser av varer (omsetningsvarer og driftsmidler) og for tjenester.

Dersom en av gruppene ikke oppfyller sine avgiftsforpliktelser, vil organisasjonen være ansvarlig for disse.

For ytterligere informasjon knyttet til regelverk om merverdiavgift, se vedlagte link:

Merverdiavgift – Skatteetaten.

1. Skatt og arbeidsgiveravgift

Loddefjord IL er en skattefri organisasjon som i utgangspunktet har samme plikter som andre arbeidsgivere. Utbetaling av styrehonorar og utgiftsgodtgjørelser til styremedlemmer, andre tillitsvalgte og aktive medlemmer, skal i utgangspunktet behandles etter samme regler som utbetaling av lønn mv. til ansatte.

Loddefjord IL skal foreta og innbetale forskuddstrekk, og betale arbeidsgiveravgift av lønnsutbetalinger. Den skal også sende inn terminoppgaver for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk og lønns- og trekkoppgaver.

Som arbeidsgiver skal organisasjonen trekke skatt i lønn, styrehonorar og annen godtgjørelse for arbeid eller oppdrag for organisasjonen.

Det skal ikke gjennomføres forskuddstrekk i blant annet følgende tilfeller:

• av lønn når samlet utbetaling ikke overstiger 10 000 kroner til en person i løpet av året

Forskuddstrekket skal settes inn på særskilt bankkonto (skattetrekkskonto).

Hovedregelen er at det skal betales arbeidsgiveravgift av all lønn eller annen godtgjørelse for arbeid eller oppdrag, herunder også av lønnsutbetalinger under 10 000 kroner pr. lønnsmottaker i inntektsåret.

Det er unntak for organisasjoner til å beregne arbeidsgiveravgift når totale lønnsutgifter i organisasjonen ikke overstiger 700 000 kroner per år, og bare for lønnsutbetalinger som ikke overstiger 70 000 kroner per ansatt per år.

Grensebeløpene for fritak for arbeidsgiveravgift vil kunne gjelde for hver underenhet som betegnes som en selvstendig skattemessig enhet av organisasjonen. Det er da krav at underenhet må være organisert med eget styre og føre eget regnskap. Gruppen må da også registrere seg i Enhetsregisteret.

For ytterligere informasjon om se Skatt og Arbeidsgiveravgift.

1. Lønn og annen godtgjørelse

Organisasjoner som har betalt lønn og annen godtgjøring for arbeid eller oppdrag, skal sende inn lønns- og trekkoppgaver. Det er imidlertid begrensninger i lønnsoppgaveplikten blant annet når:

• Samlet utbetaling av lønn til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger 10 000 kroner
• Trekkfri utgiftsgodtgjørelse til dekning av utgifter ved et medlems innsats eller opptreden for organisasjonen, som ikke overstiger 10 000 kroner i løpet av inntektsåret
• Trekkfri utgiftsgodtgjørelse utbetalt til en person i lønnet stilling i organisasjonen, til dekning av kostnader til transport til og fra arrangementer mv. hvor organisasjonen medvirker, som ikke overstiger 10 000 kroner i løpet av inntektsåret
• Godtgjørelse etter statens reiseregulativ, til dekning av kostnader til overnatting og kost, utbetalt til en person som ikke har lønnet stilling i organisasjonen, når mottakeren ikke har flere enn 50 reisedøgn eller reisedager i innberetningsåret
• Naturalytelse i form av fri transport til og fra arrangementer (gjelder ikke fri bil), fri kost og losji ved slike tjenestereiser, fritt utstyr mv. når slikt ytes i organisasjonens interesse.

1. Følgende særregler gjelder for idrettslag:

Reglene gir adgang til skattefri dekning av arbeidsreise når medlemmet/ den ansattes øvrige lønn fra idrettslaget/organisasjonen ikke overstiger kr 80 000.

Det vil si at laget kan dekke transport mellom hjem og arbeid/treningssted for f.eks. trener, forutsatt at øvrig lønn ikke overstiger kr 80 000.

Trekkfri utgiftsgodtgjørelse inntil kr 10 000 til dekning av kostnader til et medlems/en ansatts innsats eller opptreden for idrettslaget/ organisasjonen, er også fritatt for innberetningsplikt.

Skattedirektoratets trekk-/skattefrie satser for 2018 for Bilgodtgjørelse er (idrettslaget skal bruke de til enhver tid gjeldende skattefrie satser, se link http://www.skatteetaten.no/no/Tabeller-og-satser/Bilgodtgjorelse-kilometergodtgjorelse/)

• Inntil 10.000 km kr 3,50 per km
• Over 10.000 km kr 3,50 per km

VIKTIG!

Utbetaling av disse satsene gjelder kun når legitimasjons og dokumentasjonskrav er oppfylt. Det vil si at reiseregning er korrekt utfylt. Se Vedlegg for eksempel på kjørebok, evt. Reiseregning.

Ovennevnte satser oppdateres årlig.

Se også: Miniguide fra Bergen Kommune – Kemneren

1. Revisjonsbestemmelser

Loddefjord IL blir definert som «Stort organisasjonsledd» ettersom kriteriene for små organisasjonsledd ikke lenger er tilfredsstilt. På årsmøtet i 2017 ble det derfor valgt ekstern revisor. Forum Revisjon AS v/ Øyvind Nypan blir valgt.

For mer utfyllende informasjon finner du på:  ”NIF – Regnskaps- og revisjonsbestemmelser” og på NIF sine sider om Klubbøkonomi.

1. Kontrollkomite

Alle organisasjonsledd som har engasjert registrert eller statsautorisert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer.

Kontrollkomiteen skal påse at:

• idrettslagets midler er anvendt i henhold til lover og bestemmelser
• idrettslagets midler går til de aktivitetene som årsmøtet har fattet vedtak om
• idrettslagets økonomiske disposisjoner er i samsvar med idrettslagets egen lov
• idrettslaget har økonomisk kontroll internt
• årsregnskapet og delårsrapporter gir et rettvisende bilde av idrettslagets drift

Kontrollkomiteen har arbeidsoppgaver som strekker seg utover hva engasjert revisor uttaler seg om og derfor må utføre egen informasjonsinnhenting og kontroller utover engasjert revisors arbeid, særlig med hensyn til de tre øverste punktene i listen over.

For å hjelpe kontrollkomiteen i sitt arbeid, er det utarbeidet en sjekkliste for kontrollkomiteen, se Vedlegg 8.

1. Medlemskontingenter

Alle foreningens medlemmer skal betale kontingent. Medlemskontingenter fastsatt av Loddefjord IL sitt årsmøte faktureres ved bruk av Klubbadmin. Hver Gruppe har ansvar for å fakturere og inndrive kontingenter fra sine medlemmer. Laglister forsøkes oppdatert før nyttår slik at kontingenter kan sendes ut like over nyttår.

1. Purring

Ved purring belastes purregebyr. Hvis kontingenten fortsatt ikke er betalt forsøkes beløpet purret via lagleder. Siste løsning er innkreving ved hjelp av inkassoselskap.

1. Regnskapssystem

Loddefjord IL bruker i dag Poweroffice Go som er et skybasert regnskapssystem.

1. Medlemsadministrasjonssystem

Loddefjord IL bruker Klubbadmin som er idrettens løsning på medlemsadministrasjon. Dette er et skybasert system som er gratis i bruk for idrettslag. Det er kun transaksjonskostnader i forbindelse med utstedelse av betalingskrav. Dette systemet hjelper klubben med å:

• administrere medlemmer
• holde orden på familierelasjoner
• sende e-post/sms til medlemmer
• kreve inn kontingenter, treningsavgifter mm.

Kasserere er Klubbadmin-ansvarlige og har ansvar for å ajourføre medlemsregister og at kontingenter/ treningsavgifter blir fakturert.

Medlemmer skal administrere sitt medlemskap via MinIdrett, og medlemsansvarlige må minimum månedlig godkjenne inn og utmeldinger via Klubbadmin.

Turngruppen og Idrettskolen benytter Mysoft som medlemssystem.

1. Hjemmeside

Loddefjord IL sin hjemmeside (www.loddefjordil.no) hostes av Webhuset AS. Hjemmesider er designet av Limedrop AS. Kontaktperson hos Loddefjord IL er Sturle Johnsen.

1. Domene

Domene www.loddefjordil.no er hostet av www.webhuset.no. Det er etablert nye mailadresser for hver gruppe og sentrale funksjoner i klubben. Alle mailadresser slutter med @loddefjordil.no.

Sturle Johnsen er kontaktperson i Loddefjord IL.